三鷹市「市民の声」等事務取扱要綱

趣旨

第1条
　この要綱は、市政に対する意見、要望等（以下「意見等」という。）を広く聴き、市が責任をもって回答することにより、市の取組や業務等に生かすとともに、市政への市民の参画を推進するため、市に寄せられる「市民の声」等に係る事務の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

定義

第2条
　この要綱において、「市民の声」とは、次に掲げる方法により市に提出された意見等をいう。

　(1) 文書（郵送、窓口への持参又は投書箱への投函によるもの）

　(2) 電子メール

　(3) ファクシミリ

　(4) 窓口での面談又は電話による意見等

　(5) 前各号に掲げるもののほか、総務部相談・情報課長（以下「相談・情報課長」　　　という。）が認める方法

2　この要綱において、「陳情・要望」とは、団体から文書により市長あてに提出された陳情・要望をいう。

受付日の基準

第3条
　市民の声又は陳情・要望（第8条第3項、第10条及び第11条において「市民の声等」という。）の受付日は、文書によるものは市に到達した日、電子メール又はファクシミリによるものは市が受信した日、窓口での面談又は電話によるものは市職員が聴取した日とする。ただし、開庁日の午後5時以降に到達、受信又は聴取したものにあっては、翌開庁日を受付日とする。

受付の処理

第4条

　相談・情報課長は、相談・情報課に提出のあった市民の声について受付を行い、担当する所管課長（各事務を所管する課長をいう。以下同じ。）に送付し、回答を依頼する。

2　前項の規定にかかわらず、電子メールにより所管課に直接提出のあった市民の声については、所管課長が受付を行う。ただし、内容が他部の所管に関するものである場合又は所管部内以外の複数の部署に関係するものである場合は、所管課長は、協議のうえ、相談・情報課長にとりまとめなどの対応を依頼することができる。

3　陳情・要望については、相談・情報課長が受付を行い、担当する所管課長に送付し、回答案の作成を依頼する。

受付の基準

第5条　

　次の各号のいずれかに該当する場合は、相談・情報課長又は所管課長は、所管部長及び担当副市長に協議のうえ、市民の声として受け付けないものとする。

　(1) 個人（三鷹市職員（会計年度任用職員を含む。以下「職員」という。）を含む。）又は団体を誹謗中傷するもの

　(2) 公序良俗に反するもの

　(3) 趣旨や意味が不明なもの

　(4) 明らかに営業活動又は宗教目的と判断できるもの

　(5) 市の取組や業務等に直接関わりがないもの

　(6) 職員又は市の委託等を受け市の業務に従事する者から提出されたもの。ただ　　　し、職員及び本市の業務に従事する者の私人における権利義務に関するものは、この限りでない。

　(7) 前各号に掲げるもののほか、第1条の趣旨に合致しないと認められるもの

2　陳情・要望については、次に掲げる要件を全て満たす場合に限り、受付を行う。

　(1) 三鷹市長宛ての文書であること。

　(2) 団体名義であること。

　(3) 団体の代表者の氏名の記載があること。

　(4) 回答の送付先の記載があること。

市民の声の回答基準

第6条　

　市民の声を受け付けたときは、市は、可能な限り回答するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、回答しないことができる。

　(1) 氏名及び連絡先(住所、電話番号等)が明記されていないもの

　(2) 匿名によるもの

　(3) 市において争訟中であるもの。ただし、争訟中であり、具体的な回答はできない旨の回答はすることができるものとする。

　(4) 回答不要の申出があるもの又は回答を希望する旨の具体的な記載がないもの

　(5) 同一人により繰り返し寄せられる同文又は同趣旨の市民の声で、次項及び第3項に規定する手続を経たもの

　(6) 前各号に掲げるもののほか、第1条の趣旨に照らして回答しないことが適当と市長が認めるもの

2　同一人による同趣旨の内容であることの判断は、担当副市長（教育委員会にあっては教育長）が決定するものとする。

3　同一人による同文又は同趣旨の内容に対して行う回答は、原則として3回を限度とし、所管課長は最後の回答において、市長へ事前に報告のうえ、提出者に対して、以後回答しない旨を伝えるものとする。この場合において、なお同文又は同趣旨の内容が寄せられたときは、市長決裁による文書をもって最終回答を行うことができるものとする。

4　第1項の規定にかかわらず、同文又は同趣旨の市民の声が多数寄せられ、又は寄せられると予想される場合において、当該市民の声に対する市の見解等を市ホームページ等に掲載することにより広く市民に周知したときは、提出者全員に回答したものとみなすことができる。

5　前2項の規定により対応した場合は、所管課において当該市民の声を供覧するものとする。

陳情・要望の回答基準

第7条
　陳情・要望は、相談・情報課において受け付け、担当課に送付し回答を求めるものとする。ただし、回答不要の申出があるものはこの限りでない。

回答期限

第8条

　受け付けた市民の声のうち、回答を要するものについては、その内容に応じて別表に定める期限内に回答するよう努めるものとする。

2　陳情・要望については、20開庁日以内に回答するよう努めるものとする。

3　前2項の規定により難い場合においては、市民の声等の受付時又は回答期限までの間に提出者に状況を説明するとともに、回答日の目安を示すものとする。当該回答日の目安をさらに越えて回答が遅れる場合も同様とする。

回答の手続等

第9条

　市民の声に対する回答は、原則として、電子メールにより提出されたものは電子メールにより、それ以外の方法により提出されたものは郵送により行うものとする。ただし、電話、面談等により直接対応を図る必要があるとき、その他所管課長が必要と認めるときは、この限りでない。

2　所管課長は、第4条第1項の規定により相談・情報課長から市民の声の処理依頼を受けたとき、又は同条第2項の規定により市民の声を受け付けたときは、回答を作成し、別表に定める回答の決裁権者の決裁を経て、所管課長名により提出者に回答するものとする。

3　所管課長は、前項の規定により提出者に回答を行った場合は、速やかにその回答の写しを相談・情報課に送付するものとする。

4　相談・情報課長は、複数の部に関係する市民の声を受け付けたときは、関係する所管課長からの回答案をとりまとめて、各所管課長の連名により回答するものとする。この場合において、総務部におけるとりまとめの回答決裁権者は、所管部署における回答の決裁権者と同様とする。

5　前項の規定によりとりまとめて市民の声の回答を行う場合において、各所管課長は、相談・情報課に原則として回答期限の3開庁日前までに回答案を送付するものとする。

6　受け付けた陳情・要望について、相談・情報課長は、所管課長が作成した回答案を受けて、原則として市長決裁を経て、提出団体に回答するものとする。ただし、既に面談により対応している場合その他回答を要しない場合は、市長まで供覧するものとする。

公表

第10条
　相談・情報課長は、受け付けた市民の声等について、個人が特定されることのないようにしたうえで、市ホームページに掲載する方法等により、公表することができるものとする。

取扱いの疑義

第11条
　所管課長は、市民の声等に係る事務の取扱いについて疑義がある場合は、相談・情報課長と協議のうえ、適切な対応を行うものとする。

その他

第12条
　所管課長は、所管課に直接提出された意見等について、本要綱の例により取り扱うものとする。

第13条
　この要綱に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。

附則

　この要綱は、令和7年5月1日から施行する。

備考

1　各区分の回答の決裁権者欄に規定する者の上位に当たる者が決裁することができるものとする。

2　回答内容等については、回答の決裁権者欄の規定にかかわらず、必要に応じて理事者等に報告するものとする。