三鷹市電子メールによる質問等の取扱要領

趣旨

第1条
　この要領は、市民等から電子メール（以下「メール」という。）により送信された質問、意見、要望等の取扱い及びこれに対する回答の取扱いに関し、必要な事項を定めるものとする。

受信したメールの取扱

第2条
　市民等から直接又は総務部相談・情報センター（以下「センター」という。）を経由して各課長に送信されたメー ルは、次のとおり取り扱うものとする。

1. 各課長は、毎始業時にメールの受信の有無を確認するものとする。
2. 各課長は、受信したメールの内容が自らの所管に属するものであるときは、回答のために必要な事実関係の調査等を行わなければならない。
3. 各課長は、メールの内容が他の課の所管に関する場合又は他の課との調整が必要な場合は、所管部長と協議の上、関係課長及びセンターに当該メールを転送するものとする。
4. コンピュータウイルスの感染を防ぐため、メールに添付されているファイルは、開けないものとする。

メールへの回答

第3条
　受信したメールについて回答を行う場合は、次のとおり取り扱うものとする。

1. 氏名、メールアドレス、住所及び電話番号（以下「氏名等」という。）の明記があるメールについては、各課長は、おおむね1週間以内に当該課長名により回答するものとする。この場合において、1週間以内に回答することができないときは、理由を付して、回答日の見込みを当該メールの発信者に伝えるものとする。
2. メールに氏名等が明記されていない場合は、原則として回答を行わず、供覧扱いするものとする。この場合において、各課長は、その旨当該メールの発信者に伝えるものとする。
3. 各課長は、受信したメールについて回答を行う場合においてメールにより難い事情があるときは、電話、郵便、訪問等により行うことができる。
4. 各課長は、メールの内容が部内の他の課と調整を必要とする場合は、所管部長及びセンターと協議の上、回答文案を取りまとめ、速やかに回答するものとする。
5. 各課長は、メールの内容が他の部との調整を必要とする場合は、所管部長、関係部長及びセンターと協議の上、それぞれ関係課長が回答文案を作成し、センターを経由して回答するものとする。
6. 市民以外の者から送信されたメールも、市民から送信されたメールと同様に取り扱うものとする。
7. 個人、団体、職員等を誹謗中傷する内容のメールについては、原則として回答を行わないものとする。
8. 営業メール又はこれに類するメールについては、原則として回答を行わないものとする。
9. 繰り返し同一人から送信された同趣旨又は類似の内容のメールについて行うメールによる回答は、原則として3回を限度とし、各課長は、3回目の回答において発信者にその旨を伝えるものとする。この場合において、なおメールが送信された場合は、各課長は、当該メールの発信者に対して市長決裁による文書をもって最終回答を行うものとする。
10. 各課長は、メールによる回答を行った場合は、問い合わせに対する回答等の軽易なものを除き、速やかに当該メールをセンターに転送するものとする。

メールの保管及び活用

第4条
　各課長は、受信したメール及び回答したメールを、問い合わせに対する回答等の軽易なものを除き、文書として保管しなければならない。

ホームページ等への掲載

第5条
　各課長は、メールによる回答を行った質問、意見、要望等について、個人が特定されることのないようにしたうえ、三鷹市ホームページ及び市報に掲載することができる。

取扱いの疑義

第6条
　各課長は、受信したメールの取扱いについて疑義がある場合は、センターと協議のうえ、適切な対応を行うものとする。

委任

第7条
　この要領に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。

附則

　この要領は、平成16年5月31日から施行し、平成16年4月1日から適用する。