広報みたか2023年6月18日4面
■皆さんのプライバシーを守るための「個人情報保護制度」
［問］相談・情報課TEL0422-44-6600
市では、皆さんのプライバシーに関する情報を非常に多く保有していますが、こうした個人情報や特定個人情報を保護するため、収集する情報の内容やその利用・管理の方法などについてのルールを定めています。また、情報セキュリティーマネジメントシステムの認証の取得や特定個人情報保護評価の実施により、適正な運用を図っています。
◆市はどのような個人情報を保有しているのか…
市役所の各課が新たに個人情報を収集する場合は、どのような個人情報を、どのような目的で、いつから、どのような形態で、どこの課で管理するかを記載した「個人情報取扱事務届出書」を作成し、市長の下に集約しています。令和4年度に作成した新規の届出書は［表4］の通りです。
◆個人情報をほかの部署や国・東京都が利用することは…
市が保有する個人情報は、たとえ市役所内部の部署間であっても、収集したときの目的を超えて利用すること（目的外利用）は禁止しています。また、国や東京都などの外部の組織に提供すること（外部提供）も禁止しています。
しかし、例外として、法令に基づく場合などには、目的外利用や外部提供を行う場合があり、4年度の目的外利用と外部提供の状況は［表5］の通りです。
◆自分の個人情報がどのように管理されているのかを知るには…
自身の個人情報がどのように管理されているのかを知りたい場合は、個人情報の開示請求を行うことができます。4年度の開示請求の状況は［表6］の通りです。
◆個人情報非開示の場合の救済制度は…
個人情報が開示されなかったことに不満がある場合は、市に審査請求をすることができます。市は個人情報保護審査会に諮問し、審査会では非開示の決定が適切であったかどうかを審査します。4年度は、個人情報保護制度に対する審査請求はありませんでした。
◆特定個人情報はどのように取り扱われているのか…
特定個人情報とは、マイナンバーを内容に含む個人情報のことです。特定個人情報は従来の個人情報と違い、本人の同意があっても「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（番号法）」で認められた事務でしか利用や提供ができないなど、より厳格なルールの下で取り扱われています。
特定個人情報についても、新たに情報を収集する場合や既存の事務に変更があった場合は「特定個人情報取扱事務届出書」を作成しています。4年度に作成した届出書は［表7］の通りです。
■個人情報ファイル簿について
市では、改正個人情報保護法の施行に伴い、令和5年4月から従来の個人情報取扱事務届出書に代わり個人情報ファイル簿制度を導入しています。
個人情報ファイルとは、特定の個人情報を検索するために体系的に構成するデータの総称で、個人情報を扱うシステムや、書類を簡単に検索できるものを指します。
個人情報ファイル簿には、名称や利用目的、記録されている項目などの概要が記載されていて、公開することで管理の適正化や個人情報の扱いの透明化につながります。
個人情報ファイルの件数は、5年5月現在で432件です。主な個人情報ファイルは［表8］の通りです。詳しくは市ホームページをご覧ください。
※ホームページには対象者数が1,000人以上の個人情報ファイルの概要を掲載しています。
■住民基本台帳ネットワークシステムなどの運用状況
［問］市民課TEL0422-29-9191
同システムは、皆さんの住民基本台帳情報のうち、氏名、住所、生年月日、性別、住民票コードといった基礎的な情報を全国的にネットワーク化し、さまざまな行政機関が本人確認をする必要があるときに参照できるようにしたものです。これによって、パスポートの申請や年金の現況届など、今まで行政機関への申請や届け出の際に必要とされていた住民票の写しの提出が不要となります。
令和4年度は、届け出による住民基本台帳情報の変更など、［別表1］の通り44,263件の更新処理を行いました。
また、マイナンバーカードの交付件数などは、［別表2］の通りです。
市外局番「0422」は省略。 【主】主催者 【日】日時・期間 【人】対象・定員 【所】場所・会場 【講】講師 【￥】費用 【物】持ち物 【申】申込方法 【問】問い合わせ 【保育】保育あり 【手話】手話・要約筆記あり
